Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Tabelle und Verfall-Regeln

JobChamp-Ratgeber · Aktualisiert am 14. Juli 2026

Dein gesetzlicher Mindesturlaub liegt bei 24 Werktagen im Jahr, das sind bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Im Eintritts- oder Austrittsjahr bekommst du für jeden vollen Monat ein Zwölftel davon. Und: Urlaub verfällt am 31. Dezember nur, wenn dein Arbeitgeber dich vorher ausdrücklich darauf hingewiesen hat.

Das gesetzliche Minimum: 24 Werktage

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt in § 3 fest, dass dir mindestens 24 Werktage Urlaub im Kalenderjahr zustehen. Werktage sind dabei alle Tage außer Sonntagen, also auch der Samstag zählt mit. Das Gesetz geht also von einer 6-Tage-Woche aus. Arbeitest du wie die meisten Angestellten nur an fünf Tagen die Woche, musst du umrechnen.

Die Umrechnungsformel

Die Formel ist einfach: Gesetzlicher Urlaub (24) ÷ 6 Werktage × deine tatsächlichen Arbeitstage pro Woche. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt das 24 ÷ 6 × 5 = 20 Arbeitstage. Diese Umrechnung gilt für jedes individuelle Arbeitszeitmodell, auch für Teilzeit mit weniger Wochentagen.

Urlaub im Teiljahr: Ein- und Austritt richtig rechnen

Wenn du nicht das ganze Jahr über beschäftigt bist, gilt § 5 BUrlG: Für jeden vollen Monat deiner Beschäftigung bekommst du ein Zwölftel deines Jahresurlaubs. Bei 20 Tagen Jahresurlaub und vier vollen Monaten wären das 20 ÷ 12 × 4, aufgerundet also etwa 6,7 Tage, in der Praxis meist auf volle oder halbe Tage gerundet.

Wichtig ist außerdem die gesetzliche Wartezeit: Den vollen Urlaubsanspruch für dein erstes Beschäftigungsjahr erwirbst du erst nach sechs Monaten ununterbrochenem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG). Vorher hast du einen Teilanspruch entsprechend der bereits abgelaufenen Monate.

Praxisbeispiel: Start und Ende mitten im Jahr

Nehmen wir an, du startest am 1. April in einem neuen Job mit 20 Tagen Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche. Bis Jahresende liegen neun volle Monate (April bis Dezember). Dein Anspruch für dieses Jahr beträgt also 20 ÷ 12 × 9 = 15 Tage, in der Praxis meist auf volle Tage aufgerundet. Kündigst du stattdessen zum 30. September desselben Jahres nach vorherigem Vollzeitjahr, hast du für die sechs vollen Monate Januar bis Juni bereits automatisch Anspruch auf sechs Zwölftel, für die Monate Juli bis September kommen anteilig weitere drei Zwölftel hinzu. Offene Tage aus diesem Kontingent müssen bei Vertragsende ausgezahlt werden, wenn sie nicht mehr genommen werden konnten.

Vertraglicher Mehrurlaub: Was zusätzlich gilt

Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge gehen über das gesetzliche Minimum hinaus. Dieser vertragliche Mehrurlaub unterliegt nicht automatisch denselben strengen Verfallregeln wie der gesetzliche Mindesturlaub, wenn der Vertrag das ausdrücklich anders regelt. Lies deinen Vertrag genau: Steht dort nichts Abweichendes, gelten für den gesamten Urlaub meist dieselben Regeln wie fürs gesetzliche Minimum.

In der Praxis bedeutet das: Hast du vertraglich 30 Tage vereinbart, wovon 20 Tage der gesetzliche Mindesturlaub sind, kann der Arbeitgeber für die zusätzlichen 10 Tage theoretisch eine strengere oder auch großzügigere Regelung vorsehen, etwa einen automatischen Verfall ohne vorherigen Hinweis. Das muss aber ausdrücklich im Vertrag stehen und klar zwischen Mindest- und Zusatzurlaub unterscheiden. Fehlt eine solche Trennung, geht die Rechtsprechung meist davon aus, dass der gesamte Urlaub einheitlich behandelt wird und damit auch der Zusatzurlaub von der Hinweispflicht profitiert.

Urlaub übertragen: Die Ausnahmefälle

Neben der Krankheit gibt es weitere Situationen, in denen Urlaub über den Jahreswechsel hinaus gerettet werden kann. Bei Elternzeit ruht der Anspruch entsprechend, verfällt aber nicht ersatzlos, sondern kann nach der Rückkehr anteilig gekürzt oder in Teilen genommen werden, je nach Fallkonstellation. Auch bei längerer Freistellung aus anderen Gründen lohnt sich ein Blick in den Vertrag und notfalls eine kurze rechtliche Einschätzung, bevor du automatisch von einem Verfall ausgehst.

Verfall zum 31. Dezember: Die Hinweispflicht ist entscheidend

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG ist eine Übertragung ins nächste Jahr nur bei betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich, und der übertragene Urlaub muss dann bis zum 31. März genommen werden, sonst verfällt er.

Was viele nicht wissen: Diese starre Verfallregel gilt seit einer wegweisenden Rechtsprechungslinie von Europäischem Gerichtshof (EuGH) und Bundesarbeitsgericht (BAG) nur eingeschränkt. Danach verfällt Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber dich rechtzeitig und konkret darauf hingewiesen hat, wie viele Tage du noch hast und dass sie zum Jahresende verfallen, wenn du sie nicht nimmst. Ein pauschaler Satz im Arbeitsvertrag reicht dafür nicht aus.

Urlaub bei Kündigung und während Krankheit

Endet dein Arbeitsverhältnis, muss nicht genommener Urlaub grundsätzlich ausgezahlt werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wenn du vor deiner eigenen Kündigung oder nach einer Kündigung durch den Arbeitgeber noch offenen Urlaub hast, solltest du diesen Punkt aktiv ansprechen und im Zeugnis oder Abwicklungsschreiben festhalten lassen. Rechne dabei genau nach, wie viele Tage dir zum Austrittsdatum tatsächlich zustehen, denn Arbeitgeber setzen hier gelegentlich zu niedrige Werte an.

Wer während des Urlaubsjahres länger krank ist und deshalb keinen Urlaub nehmen konnte, verliert diesen nicht automatisch. Nach ständiger Rechtsprechung bleibt krankheitsbedingt nicht genommener Urlaub bis zu 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres erhalten, bevor er verfällt. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist, weil die Krankheit die Urlaubsnahme faktisch unmöglich gemacht hat.

So gehst du bei Zweifeln vor

Zähle zunächst deinen vertraglichen Jahresurlaub und ziehe bereits genommene Tage ab. Prüfe dann, ob dein Arbeitgeber dich schriftlich oder in Textform individuell auf deinen konkreten Resturlaub und die drohende Verfallfrist hingewiesen hat, nicht nur allgemein im Vertrag. Fehlt dieser individuelle Hinweis vollständig, sprich das Thema aktiv an und bitte um schriftliche Bestätigung deines aktuellen Standes, bevor der Jahreswechsel ansteht.

Typische Fehler bei der Urlaubsberechnung

In der Praxis entstehen die meisten Streitigkeiten um Urlaubsansprüche nicht aus böser Absicht, sondern aus schlichten Rechenfehlern oder veralteten Annahmen. Ein häufiger Fehler ist, Werktage und Arbeitstage zu verwechseln und dadurch den gesetzlichen Mindesturlaub zu niedrig anzusetzen. Ein zweiter klassischer Fehler ist, bei einem Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit unterjährig den kompletten Jahresurlaub einfach anteilig auf die neue Wochenstundenzahl umzurechnen, ohne den bereits vor der Umstellung erworbenen Anspruch zu berücksichtigen. Hier gilt: Für den Zeitraum vor der Umstellung bleibt der ursprüngliche Anspruch bestehen, erst ab dem Umstellungszeitpunkt gilt die neue Berechnungsgrundlage.

Ein dritter Fehler betrifft die Rundung. Ergibt die Formel keine glatte Zahl, wird in der Praxis meist zugunsten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers aufgerundet, das ist aber keine feste gesetzliche Vorgabe, sondern eine verbreitete betriebliche Praxis. Schau in deinen Vertrag oder frage in der Personalabteilung nach, wie in deinem Unternehmen konkret gerundet wird, damit es später keine Überraschungen gibt.

Warum sich eine genaue Berechnung lohnt

Wer seinen Urlaubsanspruch nicht kennt, verschenkt im schlimmsten Fall bezahlte freie Tage oder verpasst eine Auszahlung bei Vertragsende. Gerade bei Jobwechseln, Elternzeit, Teilzeitphasen oder längeren Krankheitszeiten summieren sich kleine Rechenfehler schnell zu mehreren Tagen. Eine einmal jährlich durchgeführte, saubere Kontrolle deines Urlaubskontos lohnt sich daher unabhängig davon, ob gerade ein Anlass wie eine Kündigung ansteht.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei konkreten Konflikten helfen dir Gewerkschaft, Rechtsschutz oder eine Fachanwältin/ein Fachanwalt für Arbeitsrecht weiter.